見積発行、工程管理、原価管理のシステムは世の中にたくさんあります。
『i-KSP』の特徴は、実行予算計画作成から協力会社への発注、検収、経理での支払、請求まで一貫して繋げる基幹システムです。 工務部、設計部、経理部、そして各協力会社の運用、それぞれがバラバラでは本当の業務運用の向上はなし得ません。
『i-KSP』は、それらを全てカバーすることによりはじめて
建設業における基幹業務（工事管理、原価管理、支払、請求・入金等）をサポートする機能はもちろん、 協力会社が各事務所で工事の受注確認、検収依頼、請求処理を行えるサブシステムを標準で搭載しています。
『i-KSP』を導入すると、御社の協力会社が各事務所で直接システムから受注確認・検収依頼・請求を行います。 これにより協力会社間の煩雑な検収処理、支払処理、請求処理を一元化し受発注業務の効率化を図る事が可能です。
『i-KSP』の現場通知オプションを導入すれば、今まで個別にメール・電話・手渡しなどで個別に連絡していた作業が、 『i-KSP』から通知情報を1回作成するだけで、各工事関係者に一括で通知されます。
工事進行中に仕様変更が発生した場合は、『i-KSP』に打ち合わせ記録をアップロード。 その時に仕様変更ありとすると、工事関係者に未通知であることがアラートされ、変更内容の伝達漏れを防ぎます。
事前に『i-KSP』に登録してある工事関係者に対して通知情報を作成。 変更された資料（設計図や図面など）を通知情報に添付します。 『i-KSP』からは通知後、「誰が確認したか」「誰が資料をダウンロードしたか」を参照できます。 こうすることにより工事資料の一元管理が可能となります。
『i-KSP』に届いた通知を確認。 通知された内容に添付されたファイルを『i-KSP』から直接ダウンロードすることにより、 通知した内容と書類が確実に伝達されます。
新築工事、リフォームなど、受注した工事を受注段階で工事内容を入力することで、 スピーディな情報共有が可能となります。工事内容は一覧表示され簡単に確認ができます。
工事予算書の登録、予算・実績の一覧表示・Excel形式出力、粗利率の表示をします。 工事毎に営業原価・施工予算・発注金額の登録ができ、粗利率を自動計算します。
協力会社への注文内容を登録し、『i-KSP』サブ機能で協力会社が各事務所で直接工事内容を確認できます。 これにより発注漏れを防ぎます。
協力会社側システムより直接検収依頼が行えます。検収依頼があった工事は一覧で表示され簡単に管理が可能です。 システム上から支払処理も出来、事務作業が軽減されます。
協力会社に対する月次の支払処理を行います。安全協力会費も自動的に計算されます。 支払通知書・仕入台帳・支払方法別支払表を出力し、支払作業を大幅に軽減します。
工事代金の請求、入金管理を行います。分割請求時の請求タイミング毎の請求額の登録が可能です。 立替金の登録も行え、請求･入金処理の事務作業を軽減します。
工事案件情報のやり取りをExcelデータや口頭でしていたので、伝達が遅く、特に小額工事で伝達漏れも発生していました。
工事進捗管理や、注文書と請求書の照合をするために各工事担当者に個別に確認していて、余分なコストが発生していましたし、
現時点の支払予定額・入金予定額を知りたい時にリアルタイムで把握できず、資金計画が立てづらい状況に悩んでいました。
また、工事案件情報が共有がされていないので、事務、経理担当者が建築に関する一定の知識が必要な状態になっていて、
「この人でないと出来ない」「○○さんに聞かないとわからない」という、いわゆる作業のスペシャリスト化が発生していました。
工事情報を一元管理することにより情報共有がされるようになり、工事管理・原価管理が確実に出来るようになりました。
未発注工事などが無くなったので、各工事案件の粗利率も向上しています。
また確実な資金計画を事前に立てられるようになったのも大きいですね。
粗利率の向上や計画以外にも、受発注処理について工務部から協力会社、経理部までペーパーレスになって
通信費が削減されましたし、協力会社向けサブシステムで直接協力会社と繋がっているので、
工務担当者も出来高チェックなど工事検収処理が楽になり、それに掛かる作業コストが削減されました。
また、経理部では以前と比較して1ヶ月あたり40時間程度の作業時間の削減が出来そうです。
それと、i-KSPは協力会社さんにも使ってもらうシステムですが、協力会社さん側でもうちからの発注が
一元管理されて請求書の発送などもしなくてよくなったので、楽になったと言われましたよ。
毎月の請求書類確認業務が担当者も管理者も大変でした。
締日以降の繰り返しの業務効率は上がらず日数もかかり業者確認が増えて最終確定まで書類や仕訳伝票が飛び交っておりました。
月末までに発注作業・請求査定・業者支払額確定及び報告までの関連業務すべてが紙ベースであったため何度もチェック
作業を行い保留や差し戻しの他、データ会社との確認作業でも日数を要した業務となっていたために、もっと作業を集約
して効率良く手間のかからない方法を模索し続けておりました。
また、工事担当者は現場管理・帰社後の連絡業務・業者対応など工事進捗に伴う作成書類も多く都度対応となっていました。
それぞれが一元管理のもとで業務改善することが重要課題でした。
工事部・調達部・経理部別々に同様の書類を作成していたこともあり、
同じようなデータが組み込まれた何種類もの資料を作成していても共有は出来ていませんでした。
従ってリアルタイムに入力データが確認出来るように改善が必要でした。
協力業者の請求業務や受注管理の負担が段階的に削減されたことにより、協力業者から「とても早くて楽になった」と実感いただいています。
今後は更に業者による内訳入力が出来る対応とし、業者参加型にすることで翌月までの資金繰り予測も出来ることで双方において早い対処に繋がります。
事務所だけでなくスマホでも確認が出来ますので便利です。
システムは原価管理だけでなく、必要書類のリンクが出来て工事関連業務に連動するスタイルを構築していますので
次にどう展開するべきかの課題や目標を定めてどんどん進化出来ます。追加カスタマイズも用途に合わせて対応いただいています。
月次作業は5日間ほど前倒しで進めることが出来るようになりました。
月末月初業務においては貴重な時間の短縮でとても助かっております。
また、データを活用して集約作業を用途別に行うことで、必要なデーターが直ぐに確認出来ます。
導入以降、手間は省かずに定着していくまでは書面でも対応していきましたが、2年目には9割の業者はペーパーレスで問題なく遣り取りが出来ています。
確定データの修正作業は素早い対応で完了いただいておりますので繰越し作業の心配がありません。
データ保存管理についてはバックアップを行っていただいておりますので安心で、システムでのデータ保存により帳票類の印刷によるファイルが少なくなりました。
「i-KSP」が建通新聞全国版で紹介されました。
建通新聞中部新年特集号の建設関連製品紹介にて記事掲載されました。
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「システム化はしたいが、パッケージシステムを導入するほどの予算も組めない。」
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